Suomen tietokirjailijat ry:n äänestys- ja vaalijärjestys

1 § Yleistä

Suomen tietokirjailijat ry:n yhdistyksen kokouksessa noudatetaan yhdistyslakia, yhdistyksen sääntöjä ja, hallituksen päättäessä mahdollistaa etäosallistumisen, tätä äänestys- ja vaalijärjestystä.

2 § Etäosallistumisoikeus ja etäosallistujien varmentaminen

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua myös tietoteknisiä apuvälineitä käyttäen yhdistyksen hallituksen näin päättäessä. Etäosallistuminen tapahtuu käyttämällä soveltuvaa palvelua, johon välitetään ääntä ja kuvaa kokouspaikalta ja kokousasiakirjoista. Etäosallistuminen kokoukseen edellyttää ennakkoilmoittautumista ja sähköpostiosoitteen sekä puhelinnumeron ilmoittamista. Ilmoittautumisvelvollisuudesta on mainittava kokouskutsussa. Osallistumisoikeus varmennetaan ilmoittautumisen yhteydessä salasanan, sähköpostiosoitteiden, puhelinnumeron tai muun yksilöivän tunnisteen avulla. Etäosallistujat voivat esittää puheenvuoropyyntöjä ja osallistua keskusteluun ja äänestyksiin.

3 § Tekninen sihteeri

Kokouksessa on yksi tai useampi ylimääräinen tekninen sihteeri, joka vastaa etäyhteyden seurannasta sekä äänestysten toteuttamisesta ja auttaa puheenjohtajaa puheenvuorojen jakamisessa. Teknisenä sihteerinä toimii toimiston henkilökunnan jäsen.

4 § Äänestykset

Äänestystilanteissa äänet annetaan kokouspaikalla kättennostoäänestyksellä tai suljetulla lippuäänestyksellä sekä etäosallistujien osalta etä-äänestämiseen soveltuvalla ohjelmalla.  

Jos äänestykseen on mahdollista osallistua etänä, suoritetaan etänä osallistuvien tunnistaminen salasanan, sähköpostiosoitteiden, puhelinnumeron tai muun yksilöivän tunnisteen avulla osallistumisoikeuden ja ääntenlaskennan oikeellisuuden turvaamiseksi.

Annettuja ääniä laskettaessa ei huomioida äänestyksestä pidättäytyneitä, tyhjiä ja hylättyjä ääniä. Etäosallistumisessa annettua ääntä ei huomioida ääntenlaskennassa, jos ilmoitus äänen käyttämisestä on esimerkiksi teknisistä syistä johtuen epäselvä tai virheellinen.

Äänestämiseen annetaan aika, jonka puitteissa äänestämisen on tapahduttava. Kokouksen puheenjohtaja voi harkintansa mukaan jatkaa äänestysaikaa, jos äänestyksen aikana havaitaan teknisiä ongelmia. Etänä osallistuvan jäsenen, joka ei reagoi äänestykseen annetun ajan puitteissa, katsotaan pidättäytyneen äänestämisestä.

5 § Teknisen häiriön vaikutukset

Teknisen häiriön sattuessa pyritään ensisijaisesti palauttamaan yhteys. Jos kokouksessa ei kuitenkaan voida todeta, että häiriö johtuu kokouksen järjestäjästä, kokousta jatketaan, vaikka yhteyttä ei saada palautettua. Jos häiriö johtuu kokouksen järjestäjästä ja se on kohtuullisin toimin poistettavissa, keskeytetään kokous, kunnes yhteys on palautettu. Mikäli häiriö ei ole kohtuullisin toimin poistettavissa, on kokouksen puheenjohtajalla oikeus määrätä, että kokousta jatketaan ilman etäyhteyttä.