Yhdistyksen säännöt

 1 § Yhdistyksen nimi

Yhdistyksen nimi on Suomen tietokirjailijat ry, ruotsiksi Finlands facklitterära författare rf. Yhdistys on suomen- ja ruotsinkielinen; rekisteröimis- ja pöytäkirjakielenä on suomi. Sen kotipaikka on Helsinki. Yhdistyksen nimestä käytetään epävirallista englanninkielistä käännöstä The Association of Finnish Non-fiction Writers.

2 § Yhdistyksen tarkoitus

Yhdistys on aatteellinen ja sen tarkoituksena on
1. edistää tietokirjallisuutta osana suomalaista yhteiskuntaa ja kulttuuria,
2. valvoa tietokirjailijoiden tekijänoikeudellisia ja yhteisiä ammatin harjoittamiseen liittyviä etuja,
3. tukea tietoteosten kirjoittajia henkisesti ja aineellisesti, 
4. edistää jäsentensä ammattitaitoa ja -etiikkaa sekä vahvistaa heidän ammatti-identiteettiään ja
5. toimia tietokirjailijoiden yhdyssiteenä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys tiedottaa ja viestii, tekee tai teettää tutkimuksia sekä julkaisee tietokirjoittamiseen liittyviä teoksia. Yhdistys kouluttaa ja neuvoo jäseniään tekijänoikeuksiin ja tietokirjoittamiseen liittyvissä asioissa sekä tekee yhteistyötä kustantajien, viranomaisten, kotimaisten ja ulkomaisten luovan alan järjestöjen ja muiden toimijoiden kanssa. Yhdistys puolustaa tiedon ja asiantuntijuuden asemaa suomalaisessa yhteiskunnassa ja sen keskustelukulttuurissa. Yhdistys neuvottelee alan toimijoiden kanssa sekä antaa asiantuntijalausuntoja. Yhdistys vaikuttaa lainsäädäntöön ja alan käytäntöjen kehittämiseen. Yhdistys jakaa apurahoja ja palkintoja sekä järjestää seminaareja, tietokirjatapahtumia ja alueellista toimintaa.

Yhdistyksen tarkoituksena ei ole kerryttää ylijäämää eikä hankkia voittoa tai muuta välitöntä taloudellista etua jäsenilleen tai siihen osallisille. Yhdistys voi vastaanottaa avustuksia, testamentteja ja lahjoituksia sekä omistaa kiinteätä ja irtainta omaisuutta. Asianomaiset luvat saatuaan se voi toimintansa tukemiseksi järjestää arpajaisia ja rahankeräyksiä.

3 § Yhdistyksen jäsenet

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö, joka on yksin tai yhdessä muiden kanssa julkaissut tietoteoksia. Vanhojen jäsenten saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

Yhdistyksen varsinaiset jäsenet hyväksyy hallitus.

Varsinaiselta jäseneltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää yhdistyksen syyskokous. Jäsenen, joka liittyy yhdistykseen kesken tilivuoden, on suoritettava koko vuoden jäsenmaksu.

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla erostaan kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei noudata näitä sääntöjä, joka on toiminut yhdistyksen tarkoitusperiä vastaan tai joka on laiminlyönyt jäsenvelvollisuutensa.

Erotettavalla jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen yhdistyksen seuraavan kokouksen ratkaistavaksi esittämällä sitä koskeva vaatimus kuukauden kuluessa siitä, kun hallitus on ilmoittanut hänelle erottamispäätöksensä. Asia on käsiteltävä ilmoitusta seuraavassa yhdistyksen kokouksessa, jota koskevaan kokouskutsuun asia ehditään sisällyttää. Edellä tässä kappaleessa mainittu ei koske jäsentä, joka on erotettu jäsenmaksuvelvoitteen laiminlyönnin takia.

Hallitus voi anomuksesta hyväksyä seniorijäseneksi sellaisen varsinaisen jäsenen, joka on yli 70-vuotias ja joka on ollut yhdistyksen varsinaisena jäsenenä vähintään kymmenen vuotta. Seniorijäsenen jäsenmaksu on yksi kolmasosa varsinaisen jäsenen jäsenmaksusta. Seniorijäsen ei ole vaalikelpoinen yhdistyksen hallitukseen eikä vaalivaliokuntaan; muilta osin hänen jäsenoikeutensa säilyvät.

Hallitus voi kutsua kunniajäseneksi henkilöitä, jotka ovat merkittävästi edistäneet yhdistyksen tarkoitusperiä. Kunniajäsenet ovat vapaita jäsenmaksusta.

4 § Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on saatettava jäsenten tietoon viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjeitse tai sähköpostilla tai ilmoittamalla siitä yhdistyksen verkkosivuilla.

5 § Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset

Yhdistyksen syyskokous pidetään vuosittain ennen marraskuun loppua ja kevätkokous ennen toukokuun loppua hallituksen määräämänä päivänä.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään 100 äänioikeutettua jäsentä tai 1/10 äänioikeutetuista sitä hallitukselta kirjallisesti vaatii nimetyn asian käsittelyä varten. Hallituksen on kutsuttava kokous koolle viipymättä, mutta viimeistään 30 päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

Yhdistyksen kokouksissa jokaisella läsnä olevalla jäsenellä on yksi ääni. Päätökset tehdään, ellei näissä säännöissä toisin määrätä, yksinkertaisella enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaalissa kuitenkin arpa.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen sääntömääräisen kokouksen käsiteltäväksi, hänen on kirjallisesti ilmoitettava siitä hallitukselle 30 päivää ennen yhdistyksen kokousta.

6 § Yhdistyksen syyskokouksessa käsiteltävät asiat

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Avataan kokous.
2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja. Kokouksen puheenjohtaja kutsuu sihteerin.
3. Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
5. Päätetään ei-jäsenten läsnäolo- ja puheoikeudesta.
6. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma.
8. Vahvistetaan jäsenmaksujen suuruudet.
9. Päätetään tulo- ja menoarviosta sekä vahvistetaan puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten palkkiot.
10. Valitaan hallituksen puheenjohtaja silloin, kun puheenjohtaja on erovuorossa.
11. Valitaan hallituksen muut jäsenet erovuoroisten tilalle.
12. Valitaan yksi tilintarkastaja ja yksi toiminnantarkastaja sekä yksi varatilintarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja.
13. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
14. Päätetään kokous.

7 § Yhdistyksen kevätkokouksessa käsiteltävät asiat

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Avataan kokous.
2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja. Kokouksen puheenjohtaja kutsuu sihteerin.
3. Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
5. Päätetään ei-jäsenten läsnäolo- ja puheoikeudesta.
6. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
7. Esitetään hallituksen laatima toimintakertomus.
8. Esitetään tilinpäätös sekä tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan lausunnot.
9. Vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
10. Valitaan vaalivaliokunnan jäsenet erovuoroisten tilalle.
11. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
12. Päätetään kokous.

8 § Vaalivaliokunta

Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valintaa valmistelevassa vaalivaliokunnassa on kuusi kahdeksi vuodeksi kerrallaan valittua jäsentä, joiden tulee olla yhdistyksen varsinaisia jäseniä. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudelleen kuitenkin niin, että yhtämittaisten toimikausien enimmäismäärä on neljä vuotta.

Vaalivaliokunta valitsee keskuudestaan vuodeksi kerrallaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Vaalivaliokunnan sihteerinä toimii yhdistyksen toiminnanjohtaja.

Vaalivaliokunta valmistelee syyskokoukselle esityksensä, jossa kaikkien vaalikelpoisten ehdokkaiden esittelyn lisäksi ovat valiokunnan omat suositukset perusteluineen.

9 § Yhdistyksen hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat syyskokouksessa kolmeksi vuodeksi kerrallaan valittu puheenjohtaja ja kolmeksi vuodeksi kerrallaan valitut yhdeksän jäsentä.

Erovuorossa oleva puheenjohtaja tai jäsen voidaan valita uudelleen kuitenkin niin, että sekä hallituksen jäsenen että puheenjohtajan toimikausien enimmäismäärä on yhdeksän vuotta. Puheenjohtajan toimikauteen ei lasketa hänen toimivuosiaan hallituksen jäsenenä. Jäsenen toimikausiin lasketaan mukaan hänen mahdolliset toimivuotensa puheenjohtajana.

Hallituksen jäsenistä kolme on vuosittain erovuorossa.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerinä toimii yhdistyksen toiminnanjohtaja. Hallitus valitsee taloudenhoitajan.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta. Hallitus on kutsuttava koolle myös, jos vähintään kolme hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien, on läsnä.

Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaalissa kuitenkin arpa.

Hallituksen tehtävänä on

1. kutsua koolle ja valmistella yhdistyksen kokoukset ja panna niiden päätökset täytäntöön,
2. valvoa jäsenten etuja,
3. hoitaa yhdistyksen omaisuutta sekä päättää sen ostamisesta, myymisestä tai panttaamisesta,
4. vastata yhdistyksen taloudesta,
5. hyväksyä yhdistyksen jäsenet ja erottaa jäsenvelvollisuutensa rikkoneet jäsenet,
6. päättää apurahojen ja palkintojen myöntämisperusteista,
7. päättää toimikuntien ja työryhmien perustamisesta sekä valita niihin jäsenet,
8. ottaa ja erottaa toiminnanjohtaja ja muut toimihenkilöt,
9. valvoa yhdistyksen toimiston toimintaa
sekä
10. edustaa yhdistystä.

10 § Hallituksen työvaliokunta ja sen kokoukset

Hallituksen työvaliokunnan muodostavat hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja hallituksen keskuudestaan valitsema yksi muu jäsen. Työvaliokunnan kokouksiin osallistuvat lisäksi toiminnanjohtaja ja yksi tai kaksi henkilöä yhdistyksen toimistolta. Hallitus voi tarvittaessa muuttaa työvaliokunnan kokoonpanoa kesken vuoden.

Työvaliokunnan kokous pidetään aina ennen hallituksen kokousta. Työvaliokunnan kokouksen esityslista lähetetään hallituksen jäsenille. Kokouksista ei pidetä pöytäkirjaa.

Työvaliokunta voi tehdä päätöksiä hallituksen sille valtuuttamissa asioissa. Silloin kun työvaliokunta tekee päätöksen, se merkitään seuraavan hallituksen kokouksen esityslistaan ja pöytäkirjaan joko tiedoksi tai vahvistettavaksi.

11 § Hallituksen työvaliokunnan tehtävät

Hallituksen työvaliokunnan tehtävänä on

1. vastata hallituksen käsiteltäväksi tulevien asioiden valmistelusta,
2. ideoida yhdistyksen toimintaa,
3. tukea toiminnanjohtajaa yhdistyksen asioiden hoidossa
sekä
4. tukea toimiston työskentelyä.

12 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi yhdessä toiminnanjohtajan kanssa. Nimenkirjoitusoikeus on myös henkilöllä, jolla on siihen hallituksen erikseen antama henkilökohtainen oikeus.

13 § Yhdistyksen toiminta- ja tilikausi

Yhdistyksen toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi. Hallituksen on annettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen tilintarkastajalle ja toiminnantarkastajalle viimeistään kuukausi ennen kevätkokousta.

14 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä.

Kokouskutsussa on mainittava, että kokouksessa käsitellään sääntöjen muuttamista tai yhdistyksen purkamista.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään sen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.

15 § Sääntöjen voimaantulo

Nämä säännöt tulevat voimaan heti, kun yhdistysrekisteriviranomainen on ne hyväksynyt. Hallituksella on valtuudet tehdä sääntöihin viranomaisen ehdottamat kielelliset ja muodolliset korjaukset.

Hyväksytty kevätkokouksessa 25.3.2017
Patentti- ja rekisterihallitus rekisteröinyt sääntömuutokset 22.5.2017